Les administrations marocaines sont en première ligne des obligations documentaires imposées par la Loi 69-99. Elles gèrent des volumes massifs de documents — actes administratifs, marchés publics, dossiers citoyens, délibérations — dans des environnements souvent hétérogènes, avec des équipes aux profils très différents. LocaGed a été conçu pour ce contexte précis.
La grande majorité des administrations marocaines dispose d'archives physiques volumineuses accumulées depuis des décennies — parfois plusieurs centaines de mètres linéaires. Ces archives sont rarement indexées, difficilement consultables et exposées aux risques de dégradation, de perte ou de sinistre.
Dans une administration, un document peut passer par 4 à 8 visas avant d'être validé. Sans GED, ce circuit se fait par email ou par circulation physique du dossier — sans visibilité sur l'état d'avancement, sans traçabilité des refus et sans notification automatique.
Contrairement au secteur privé, les organismes publics n'ont pas le choix : la Loi 69-99 impose une gestion rigoureuse des archives, avec des durées de conservation définies par type de document, une procédure formelle de destruction, et à terme un versement aux Archives Nationales du Royaume. L'absence de système de gestion documentaire expose les dirigeants à une responsabilité personnelle.
Une collectivité territoriale peut avoir des agents très à l'aise avec les outils numériques et d'autres qui découvrent l'informatique. La solution GED doit être simple d'utilisation pour tous les profils, disponible en arabe, et ne pas nécessiter de formation longue.
LocaGed structure les documents selon votre hiérarchie réelle : Direction Générale → Pôles → Services → Cellules. Chaque agent voit uniquement les documents de son périmètre. Un chef de pôle voit tout son pôle. Le directeur général voit l'ensemble.
Chaque catégorie de document suit son propre circuit de validation : dépôt par l'agent, notification du responsable, approbation ou refus avec commentaire, archivage automatique. Le circuit est configurable selon vos procédures internes. Toutes les étapes sont tracées avec horodatage.
LOCARCHIVES Group est également expert en archivage physique. LocaGed permet de gérer en parallèle les archives numériques et les boîtes physiques existantes — chaque document numérique peut être associé à son emplacement physique exact (salle, rangée, étagère, boîte). Cette gestion hybride est unique sur le marché marocain. Détails : archivage physique et numérique.
LocaGed dispose d'un module d'import permettant de charger des centaines de boîtes d'archives via un fichier Excel. Il n'est pas nécessaire de tout numériser avant de commencer — le système permet une montée en charge progressive.
L'interface de LocaGed est disponible en français et en arabe. Les notifications, les workflows et les documents peuvent être gérés dans les deux langues selon les préférences de chaque utilisateur.
| Type de document | Durée minimale |
|---|---|
| Marchés publics et contrats | 10 ans |
| Pièces comptables | 10 ans |
| Documents du personnel | Durée de carrière + 5 ans |
| Délibérations du conseil | Conservation permanente |
| Correspondances officielles | 5 ans |
| Permis de construire | 30 ans |
Ces durées sont gérées automatiquement par LocaGed selon le calendrier de conservation configuré lors du déploiement. Référence juridique : conformité et cadre légal.
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